Probleme werden häufig mit Fehlern oder Unkonformitäten mit Produkten und Prozessen in Zusammenhang gebracht. Anhand von Problemlösungsmethoden möchte man diesen Ungereimtheiten professionell begegnen. Oftmals werden lediglich die Symptome der Probleme bearbeitet. Eine systematische Ursachenanalyse bzw. eine Ursachenbeseitigung bleibt oft aus. Somit kommen die Probleme immer wieder an die Oberfläche und führen zu unnötigen Kosten und oftmals auch zu Vertrauensverlusten gegenüber internen und externen Kunden. Der systematische PDCA (Plan-Do-Check-Act) Regelkreis hat daher eine entscheidende Bedeutung hinsichtlich Umsetzung einer nachhaltigen Problemlösung. Denn eine Problemstellung ist dann erfolgreich bearbeitet, sobald die tatsächlichen Ursachen beseitigt und Mechanismen installiert sind, die das Wiederauftreten verhindert. Mit einer stetigen Bearbeitung vorhandener Probleme unter Anwendung bewährter Problemlösungsmethoden sorgen Organisationen somit für stabile Produkte und beherrschte Prozesse.
Der Problemlösungsprozess:
Um Problemstellungen zu lösen sind nachfolgende Schritte erforderlich. Hierbei kommt der PDCA-Regelkreis zum Einsatz:
Plan
- Problem identifizieren
- Team bilden
- Fakten ermitteln und zusammentragen
- Problem beschreiben (z.B. anhand der 5 W-Fragen)
- Mögliche Ursachen ermitteln (z.B. anhand dem Ishikawa-Diagramm)
- Hauptursache(n) identifizieren (z.B. anhand der 5W-Methode)
Do
- Mögliche Lösungen suchen (z.B. anhand des Mind Mapping)
- Lösungsweg im Team auswählen
- Maßnahmen zur Ursachenbeseitigung planen und umsetzen
Check
- Wirksamkeitsüberwachungsmechanismen auswählen und planen
- Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen überprüfen und nachweisen
Act
- Problemlösung dokumentieren und publizieren
- Lösung in der Organisation absichern (z.B. durch Vorgabedokumente, Schulung, …)
- Erfolgreiche Problemlösung in der Organisation übertragen (wo machbar)
Nachfolgende Problemlösungsmethoden haben sich in der Praxis bewährt:
- Problemcheckliste (5 W-Fragen) >> dienlich zur Problembeschreibung
- Ishikawa-Diagramm >> dienlich zur Ermittlung möglicher Ursachen
- 5W Methode (5 x warum) >> dienlich zur Ermittlung der Hauptursache
Wichtige Voraussetzung (Problemlösungsmethoden):
Damit sich ein Erfolg im Rahmen einzelner Problemlösungsvorhaben einstellt sind nachfolgende Voraussetzungen zu gewährleisten:
- Priorisierung bei der Auswahl von zu bearbeitender Problemstellungen
- Arbeiten im Team und Auswahl eines Moderators (Einbindung der Spezialisten)
- Methodenkompetenz (zumindest beim Moderator)
- Sozialkompetenz beim Moderator
Tool zum Download (Problemlösungsmethoden):
Excel-Datei Problemlösungsblatt