Umsetzung eines integrierten Managementsystems – ORGAimprove GmbH

Aufbau und Umsetzung eines Integrierten Qualitäts- und Umweltmanagementsystem mit der praxisorientierten Software ‚WissIntra‘ zur Modellierung und Darstellung der Unternehmensprozesse.

Auftraggeber:

Ein mittelständisches Unternehmen im Bereich Elektronik / Elektrotechnik für Telekommunikation.

Ziel:

Weiterentwicklung eines bestehenden Qualitätsmanagementsystems zu einem prozessorientiertes Managementsystem mit der Integration eines Umweltmanagementsystems zur Vorbereitung der Zertifizierung.

Durchführung:

Bei der Ist-Analyse wurde festgestellt, dass das bisherige QMS extrem papierlastig mit mehreren hundert Dokumenten, Vorlagen und Listen bestand. Diese lagen an sog. Arbeitplatzordnern in den verschiedenen Fachbereichen aus. Zum einen war so der schnelle Zugriff auf Informationen und Spielregeln nicht gegeben und der Pflegeaufwand für das QMS durch den Beauftragten war sehr hoch. Weiterhin war eine Prozessausrichtung nicht gegeben.

Begonnen wurde das Projekt mit der Erarbeitung der Prozesslandkarte. Darauf basierend wurden die verschiedenen Prozessverantwortlichen im Team festgelegt. Mit diesen Prozessverantwortlichen und den am jeweiligen Prozess beteiligten Mitarbeitern wurden die Prozesse in WissIntra modelliert. In mehreren Treffen wurden die Prozesse und deren Spielregeln durchgesprochen, die bestehenden Dokumente geprüft und sofern sinnvoll übernommen und wenn notwendig sofort überarbeitet. Relativ schnell haben die beteiligten Mitarbeiter die WissIntra-Methodik verstanden und den Umgang damit erlernt.

Bild_Prozesslandschaft Bild_Prozessmethode

Interessant war zu erkennen, dass trotz der umfassend bestehenden Dokumentation wichtige Prozesse nicht festgelegt waren und die Schnittstellen nicht eindeutig klar waren. Diese Lücken konnten im Projektverlauf schnell erkannt und geschlossen werden. Im Rahmen der Bestandsanalyse für die Umweltmanagementanforderungen wurde festgestellt, dass einige Forderungen in Ansätzen bereits vorhanden waren – überwiegend Bereiche die aus der Arbeitssicherheit kommen (z.B. Anlagen-, Gefahrstoffkataster, teils auch Notfallvorsorge). Nach der Festlegung von Beauftragten und der Einrichtung eines Umweltteams wurde gesichtet, welche Daten bereits wo erfasst und ermittelt werden. Parallel dazu wurden die Umweltaspekte bereichsbezogen erfasst und mittels Matrixverfahren in Teams bewertet, wo notwendig, wurde eine weitere Datenerfassung festgelegt.

Eine der Herausforderung war es, die Konformität zu gesetzlichen und behördlichen Auflagen sicherzustellen (eine der zentralen Forderungen der ISO 14001). Die Sicherstellung auf Konformität basierte nicht nur in einer Auflistung der Gesetzestitel, sondern in einer Prüfung der Einhaltung der einzelnen Paragraphen. Bereits bei der Datenerfassung wie auch bei der Prüfung der Gesetzesanforderungen konnten Schwachstellen ermittelt und umgehend beseitigt werden. Mit dem Umweltmanagementbeauftragten wurden die Spielregeln für die umweltrelevanten Prozesse gemeinsam aufgesetzt und in WissIntra eingepflegt. Übergreifend ging es um die Prozesse: Umweltaspekte ermitteln, Maßnahmen umsetzen, Umweltcontrolling und Notfallplanung. Alle umweltrelevanten Tätigkeitsschritte wurden in WissIntra grün hinterlegt, um schnell einen Überblick zu erhalten, an welchen Stellen die Umwelt eine Rolle spielt.