Ein Internes Audit (auch Systemaudit genannt) dient der Überprüfung, ob die Praxis den vorgegebenen Standards entspricht. Die ISO 9001 und andere Regelwerke fordern die Durchführung von Internen Audits. Zu deren Umsetzung ist ein dokumentiertes Verfahren gefordert, welches festlegt wie dies in der Organisation erfolgt. Das Interne Audit dient zugleich dem Austausch mit den Beteiligten über den zu begutachtenden Prozess und der Herausarbeitung möglicher Verbesserungspotentiale. Wörtlich übersetzt bedeutet der Begriff „Audit“ weitläufig dem „Zuhören“. Daher ist der Fokus beim Audit auf dem Zuhören zu legen. Ein gutes Auditergebnis ist dann gegeben, wenn die an dem Audit beteiligten Personen mögliche Defizite selbst erkennen und ein eigenes Interesse an der Behebung bzw. Verbesserung des identifizierten Zustands entwickeln.
Internes Audit – warum führt man Audits (Systemaudits) durch:
- Ist die Konformität zu dem Regelwerk (z.B. ISO 9001) gegeben?
- Sind die Abläufe beherrscht und wird nach Standards gearbeitet?
- Sind Abläufe robust gegenüber Störungen bzw. was tut man zur Vorbeugung?
- Wie wird mit bekannten Defiziten umgegangen?
- Wie werden Abläufe verbessert?
- Wo gibt es Schwächen und Risiken für Abläufe Schnittstellen?
Internes Audit – Vorgehen zur Durchführung:
- Auditauftrag und Auditablauf festlegen
- Auditor(en) festlegen
- Auditcheckliste erstellen/zusammenstellen
- Übersendung der Auditcheckliste an die Beteiligten der zu auditierenden Bereiche
- Termin und Zeitablaufplan gemeinsam vereinbaren
- Audit durchführen
- Eröffnungsgespräch
- Auditcheckliste durchsprechen
- Audit laut Zeitablaufplan durchführen und Auditaufzeichnungen dokumentieren
- Auditergebnisse zusammenfassen
- Auditergebnisse bekanntgeben (Feedback geben: was ist gut / was ist verbesserungsfähig)
- Audit nachbereiten
- Auditbericht erstellen
- Auditbericht an auditierten Bereich übergeben
- Rückmeldung von einzuleitenden Korrekturmaßnahmen bewerten
- Umsetzung eingeleiteter Korrekturmaßnahmen überwachen und dokumentieren
- Ggf. Nachaudit durchführen
Wichtige Voraussetzungen für den Auditor:
Ein Auditor sollte …
- … fair, wahrheitsliebend, aufrichtig, ehrlich und diskret sein
- … bereit sein, alternative Ideen oder Standpunkte zu erwägen
- … ausdauernd und auf das Erreichen von Zielen fokussiert sein
- … rechtzeitig Schlussfolgerungen basierend auf logischem Denken und auf der Grundlage von Analysen ziehen können
- … selbständig handeln und während effektiver Interaktion mit anderen agieren können